14 de dezembro de 2016 Atualizado em: 19/04/2017 Por Vanessa Maia
Como alinhar o gerenciamento de projetos aos outros setores da agência?

Como alinhar o gerenciamento de projetos aos outros setores da agência?

Diretores de arte, redatores publicitários, planejadores de mídia e conteúdo, produtores: a lista de funções e equipes dentro de uma agência de publicidade é extensa!

Com tantas cabeças criativas e estimuladas a pensar “fora da caixa” reunidas, atingir a convergência necessária para o alinhamento à estratégia da empresa é um desafio. Mas como fazer isso? A resposta pode estar no gerenciamento de projetos.

Você sabe por que é importante alinhar o gerenciamento de projetos aos outros setores de uma agência? E como conseguir essa integração? Se você ainda tem dúvidas sobre esse assunto, descubra a resposta para elas no texto de hoje!

A questão da sinergia

Um projeto pode ser definido como a soma de esforços individuais para materializar produtos ou serviços. Apenas essa definição já é o suficiente para entendermos a importância do alinhamento, certo? Afinal, essa energia precisa ser aplicada a um ponto convergente.

Porém, há muitos anos a administração descobriu que existe um ponto de integração ainda mais profundo do que este. Trata-se da sinergia. Ela acontece quando o todo é maior que a soma das partes.

Ficou confuso? Provavelmente até um matemático ficaria!

Sabe quando um time de futebol joga uma partida de forma tão entrosada que se torna invencível, parecendo que existem não 11 integrantes, mas 20? Então, eles alcançaram a sinergia, ou seja, um nível de integração que faz com que o resultado seja simplesmente espetacular.

Mas como conseguir este resultado?

A importância do gerenciamento de projetos

Diante desse conceito, percebe-se que alcançar sinergia não é um trabalho aleatório. Ela depende de uma figura que represente esse ponto de convergência e atue como elo entre as equipes especializadas da agência.

A verdade é que, pela característica do negócio, a fragmentação de habilidades se apresenta em grande escala em agências. Cada setor possui suas especialidades — são peças de um quebra-cabeças, que precisam ser reunidas para a visualização de um quadro.

Por isso, a figura de um agente agregador que conduza o planejamento, organização e controle dos envolvidos no projeto garante seu cumprimento no prazo e atendendo às expectativas de qualidade.

Essa necessidade se torna ainda mais evidente quando se pensa que, além de habilidades diferentes, cada cliente da agência possui uma estratégia de negócio específica.

Por isso, um gestor de projetos que conduz a equipe em ações alinhadas a essa estratégia garante o sucesso do cliente — e consequentemente da agência.

Como alinhar o gerenciamento de projetos aos setores da agência

A gestão de projetos vai definir as responsabilidades e processos que garantirão a adequação das tarefas e atividades para os membros da equipe. Seu objetivo será otimizar recursos e garantir a qualidade.

Para isso, algumas ações são necessárias. Veja:

1. Estabeleça um processo rígido e funcional

Apesar da reconhecida criatividade dos profissionais do setor, o mercado atual exige também eficiência. Apesar das singularidades do negócio, quando a equipe trabalha de acordo com processo definido, existem maiores chances de sucesso.

2. Defina o escopo do projeto e suas atividades

Descrevam os produtos, serviços necessários para sua realização e os resultados finais esperados. Também é importante definir as atividades e funções exercidas por cada um para alcançar os objetivos.

Neste ponto também é fundamental identificar se a equipe necessitará de serviços terceirizados, que também precisam ser gerenciados.

3. Desenvolva um cronograma

Após saberem o que precisa ser feito e quem executará cada tarefa, é hora de desenvolver um cronograma. Ele precisa levar em consideração o tempo hábil, assim como prever uma folga para possíveis imprevistos.

Outro ponto a ser considerado é a sincronia. Afinal, para que algumas tarefas sejam executadas, é necessário que outras já tenham sido cumpridas.

Quando os profissionais conseguem visualizar o todo, sabem o que devem fazer e quando entregar, a empresa cumpre suas metas com mais facilidade.

4. Monitore o processo

A partir daí, o gestor de projetos precisa monitorar o andamento das tarefas. Isso vai permitir saber onde aplicar maiores esforços, que etapas precisam ser ajustadas e como agilizar o processo para garantir a entrega com qualidade no prazo esperado.

Entendeu por que alinhar o gerenciamento de projetos a outros setores da agência é fundamental? Gostou do nosso post? Então aproveite para saber um pouco mais sobre a importância do relacionamento com o cliente para o sucesso de sua agência! ​